こんにちは、木暮太一です。

なぜかメールやネットで「キツイ」人っていますよね。会うとそうでもないのに、メールの文面は異様にとがっている。ぼくもそんな人を何人か知っています。

伝える内容を誤解されてしまうのはよくないですが、一方で、感情を誤解されることもビジネス現場では避けたいものです。「こんなメールを送ってくるなんて、君はやる気がないのか！！」と誤解されたり、「怒っているの？？」と思われてしまったり。内容が正しく伝わっても、こちらの姿勢や感情を誤解されてしまうと、その後の関係がギクシャクすることもあります。

なんでそうなってしまうのか？ 今回はそれを考えてみました。

 

★書かれた文章は、話し言葉よりも感情が低く出る

まず理解していただきたいは、同じ日本語でも、会話より「書かれた文章」の方が「感情・テンションが低く」「冷たく」感じるということです。何気なく、普段の会話と「同じ日本語」で文書・メールを書くと、「やる気がないの？」「なんか怒ってる？」と思われてしまうのです。

 

１）社内で会った時に口頭で

「あ、○○さん。この前のプロジェクトの件、了解しました。ご指示通りやっておけばいいんですよね～！」

 

２）メールで

○○さん
先日のプロジェクトの件、了解しました。
ご指示通りやっておけばいいんですよね。
木暮

 

 

いかがでしょうか？

随分と印象が変わりますね。文章にすると、表情や言葉の抑揚が表現できず、感情を表現できないので、「テンションが低く」「冷たく」感じるのです。場合によっては「仕方がなくやっている」と勘違いされてしまいます。

当の本人は、口頭で伝える内容をそのままメールにしているだけで、それほど（というかまったく）悪気はありません。でも、相手には冷たい印象を与えてしまっています。

なんでそうなってしまうかと言えば、メールや書類では、文字通り「温度」が伝わらないからです。対面で話すときは、相手の表情だったり、口調でその人の感情・温度感が伝わります。でも、文章ではそれが伝わらないですよね。

そんなとき、どうすればいいか？　単純です。温度感が伝わらないので、文字でその「温度」を伝えればいいのです。感情が伝わるような言葉を追加したり、びっくりマーク「！」を使ったりするってことですね。

たとえば、こんな感じ。

 

○○さん
お疲れ様です！ この前はありがとうございました。（←感情を伝えている）
先日のプロジェクトの件、了解しました。
ご指示通りやっておけばいいんですよね！　（←「！」で書き手の気持ちを表現）

木暮

 

 

ほらね。こうすれば少なくとも感情を誤解されて「怒ってる？」とは思われないでしょう？

 

 

★ポジティブな内容は過剰に感情表現、ネガティブな内容はできるだけ抑える

特にメールで伝える時に気をつけるべきことは、自分の感情を適正に相手に伝えることです。メールの文章も、「冷たい」と捉えられがち。そのため、ポジティブな感情を伝えたいのであれば、「過剰」と思うくらいに表現しなきゃいけない。

「喜び」や「満足」を伝えたいとき、口頭と同じ表現をそのままメールに書いたのでは、感情は伝わりません。その結果、相手は「特に喜んでくれてないんだな」と勘違いをしてしまいます。

 

（感情が伝わらないNG文章）
先日の会議で、私のプレゼンをサポートしていただき、ありがとうございました。

↓

（改善例）
先日の会議で、私のプレゼンをサポートしていただき、本当にありがとうございました！ 緊張していたので、とても助かりました。また勉強させてください！

 

 

「なんでもいいから大げさに書け」ということじゃないし、思っていないことを書く必要はありません。ですが、口頭でお礼を伝えるときに、表情や声の抑揚から伝えられる感情を文章では伝えられません。それを文字にして伝えなければいけないということなのです。

 

どう？ みんなもぜひやってみてね＾＾