この記事で、「そもそも“わかる”とは、どういうことなのか？」、また「“わかる”の３段階とは何か？」などをお伝えしました。改めて説明すると、「わかる」には３つの種類があります。それは

• ①話の内容を把握する
• ②話の内容を納得する
• ③話の内容を再現する

でした。まず、相手が言っている内容を把握しなければ、「わかった」となりません。次に、相手の話を納得しなければ「わかった」となりません。言っていることは理解できても、納得できなければ「なるほど、そうだね」とはなりません。そして最後に、せっかく話を聞いても、次の日に忘れてしまったら「わかった」とはなりません。つまり話を自分一人で再現できなければ「わかった」とならないのです。

これが“わかる”の３段階です。

 

また、こちらの記事では、話をわかりやすく伝える絶対ルール“テンプレップの法則”をお伝えしましましたね。どんな話でも、テンプレップの法則に従えば、わかりやすくなってしまう、という魔法のような法則です。

1. ．これから伝える内容のテーマ（Thema）
2. 伝えたいことの数（Number）
3. 伝えたい内容のポイント／結論（Point）
4. どうしてそう言えるかという理由（Reason）
5. 実際にどういうことがあるのかという具体例（Example）
6. 最後に結論を念押し（Point）

テンプレップは、この要素の頭文字をとって、順番に並べたものです。この順番で伝えると、どんな内容でもわかりやすくなってしまうのです。

 

この「わかるの三段階」を頭で理解し、とテンプレップの法則を活用すれば、ほとんどのテーマは相手にわかりやすく伝えられます。これが「正しい方向性」といってもいいでしょう。ただ同時に、「間違った方向性」も知っておかなければいけません。もし「あ、ワタシ・オレ、やっちゃってるかも……！」と思ったら、軌道修正しましょう＾＾

 

• ■伝え手の大きな勘違い

説明する側の「大きな勘違い」についてお話ししておこうと思います。この「勘違い」のせいで、説明が分かりづらくなっているケースが多くあります。非常にもったいない話です。でも、その勘違いがなくなれば、すぐに状況は改善されます。　ここで、多くの方が勘違いしているポイントを紹介していきます。

 

１．一度言えばわかる

「説明は一度だけすればいい」「一度『聞き手』が納得したら、もうその説明は不要」そう考えている人もいます。「同じ事を２度言わせるな」というセリフを聞いたことがある方も多いでしょう。たしかに、何度も同じ事を伝えたくないと思うかもしれませんね。しかし、「一度言えばわかる」というわけではないんです。

人間は忘れる動物です。ドイツの心理学者エビングハウスによると、新しく覚えたことでも20分後に42％、1時間後に56％、1日後には74％忘れてしまうといいます。つまり、一度納得しても、「あれ、それって何だっけ？ どういうことだっけ？」となることが往々にしてあるわけです。そのため、時間が空いたり、いったん別の話題に進んだ時は、再び前に戻って確認する必要があります。その時理解できたからと言って、その知識が100％定着して、その後も記憶に残り続けていると考えてはいけません。

“わかる”ためには、「再現」できることが不可欠です。一旦話を聞いて理解し、納得しても、それを覚えていられなければ、相手は“わかった”となりません。

ですから伝え手は、相手が「再現」できるように、工夫しなければいけないのです。忘れやすいポイントを繰り返して何度も念押ししたり、語呂合わせで覚えやすくしたり、ポイントをまとめて整理したり。それを怠ると、相手は忘れてしまいます。そして忘れてしまうということは、その人たちにとっては、「最初から聞いていない」のと同じなわけです。

そんな時に「一度伝えたのだから、聞き手は100％理解している」という前提で話を進めると、聞き手にとってはちんぷんかんぷんになってしまうのです。

 

「再現」が必要なのは、知識だけではありません。「理屈」や「ロジック」についても、相手が自分一人で「こういう理屈で、こうなるんだったな」と再現できなければいけません。説明を聞いた時には、なんとなくわかったような気になりますが、少し時間がたつと「やっぱり分からない」ということがよくあるからです。学校時代、数学が苦手だった方は心当たりがあるのではないでしょうか？ よく間違えるポイント、忘れてしまいがちな項目については、繰り返し再確認をするべきです。つまり、伝え手は、相手が「再現」できるように工夫しなければいけないのです。

もちろん、同じ内容ばかり繰り返し説明していたら、いつになっても先に進めませんし、一度話せば確実に理解できるような内容まで「再確認」する必要はありません。でも、物事を理解する上で必要な知識や理屈の場合は、何度も何度も繰り返して説明・確認すべきです。そうすることで、相手は自分一人で再現できるようになるのです。

 

 ２．正確に表現しなければいけない

「人に何かを伝える時には100％正確に伝えなければならない」――これも非常に有害な「勘違い」です。なぜかというと、100％正確に伝えようとすると、話が複雑になり、かえってわかりづらくなることが多いからです。わかりづらくなれば、「話を把握する」ことも「話を再現」することもしづらくなります。

もちろん、話が複雑になったとしても、正確に伝えなればいけないことはあると思います。しかし、ほとんどのケースでは「100％の正確さ」は不要です。むしろ、とりあえずざっくり分かることの方が大事だったりします。それに、詳細に説明しなければいけないことでも、最初にざっくり説明しておいて、細かいところは後から補足していく方が、理解してもらううえでは効率的です。

たとえば、「Emailのアカウントとは何か」ということ をコンピュータにくわしくない人に説明するとします。この時、正確に伝えようとしたら、こうなります。

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「メールサーバにアクセスするための使用権のこと。そのメールサーバ上でメールアドレスを取得したユーザに与えられる権限であるので、通常はメールアドレスと一対一に対応する。メールアカウントを与えたユーザに対しては、一対のユーザIDとパスワードを割り当て、メールサーバ上に受信メールを保存するためのメールボックスを用意する。これにより、そのサーバ上でメールの送受信ができるようになる。また、メールサーバを利用する時のIDをメールアカウントということもあり、大抵はメールアドレスの「@」より前の部分がIDとなっている。（IT用語辞典より http://e-words.jp/）」

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これが「正確な説明」です。でも、これで、コンピュータに詳しくない人にも理解してもらえるでしょうか？ かなり難しいと思います。なぜかというと、正確に伝えようとするあまり、話が複雑になりすぎているからです。

では、どうすればいいのか？ たとえば、次のように説明します。

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「メールアカウントとは、Emailを受け取るため住所みたいなものです。はがきと一緒で、書いてある『住所』にメールが送られてきます。また自分がメールを送る時には、差出人として相手に伝わります。この『メールアカウント』が違うと、『別の人からのメール』と認識されます」

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この説明は、正確ではありません。ですから、真実の10％も伝えられないかもしれません。でも、少なくとも、「Emailアカウントとは何か」ということは理解できるはずです。こっちの方が分かりやすからです。

正確さと分かりやすさは、多くの場合、相反します。正確に伝えようとすると、どんどん複雑になり、分かりづらくなるんです。そのため、「分かりやすく説明すること」が第一の目的の時は、多少大雑把でも、聞き手が理解しやすい言葉で表現することが大事です。また、正確に表現すると、単純な話でも伝わりづらくなることがあります。

 

たとえば、こういうことです。

私たちはふだん、テレビや新聞、雑誌のことを「マスコミ」と言いますね。これは「マス・コミュニケーション」の略ですが、これはテレビ・新聞・雑誌などを指す言葉として間違っています。正しくは「マスメディア」です。（「マスコミ」とは、「マスメディア」による大衆への情報伝達のことを言います。）しかし、一般的に「マスコミ」という言葉で理解されているため、「マスメディア」ではなく「マスコミ」と使った方が伝わりやすいのです。

このように、馴染みがあって、理解されやすいという視点で考えると、「マスコミ」と表現すべきなんです。

 

またこういう例もあります。1年が365日ということは、みなさんご存知の「事実」です。しかし実際には、地球が太陽の回りを一周（公転）するのに３６５日と約６時間かかります。だから、1年＝365日として計算すると、何百年後には、夏と冬が逆転してしまいます。そのため、4年に1度「うるう年」を設けて調整します。ここまでは、多くの方が知っている、いわば「基本情報」です。

しかし、じつはもっと細かい定義があります。４年に１度のうるう年ですが、さらに、

1. ただし、西暦年が100で割り切れる年は平年
2. でも、西暦年が400で割り切れる年は閏年

なのです。つまり４００年に３回は「うるう年を止める年」があります。さらに言うと、その「うるう年を止める年」も４回に1回は「なし」になります。このように、割と複雑なルールがあるんですね。

 

では、「うるう年」について、小学校1年生の子供に説明するとします。もし「100％正確な情報」を伝えなければいけないとしたら、「あのね、1年は365日でしょう？ でも4年に1回は1日増えて366日になるんだよ。それを『うるう年』って言うんだ。でも100年に1回は『うるう年』をなくす年があって……」　と説明しなければいけなせん。

でも、「うるう年」が何回かに1回はなくなる、そしてその「なくなる回」も、「なし」になることがある、というような細かい情報は、正直いって最初は「知らなくていい情報」です。それよりも、「4年に1回は1日増える」ということをしっかり覚えてもらうことが大事です（現に、大人でも正確なルールを知っている人は全体の1％もいないでしょう）。

もちろん、興味がある人には伝えても問題ありません。しかし、何でもかんでも相手に伝えようとすると、結局何も理解してもらえなくなります。実際、多くの専門家や大学教授の話が「わかりづらい！」のは、正確さにこだわって話が細かすぎるから、という点が大きいのではないでしょうか？

だとしたら、「100％正確な情報」ではなく、ざっくりとした情報を伝えて、まずはそれをしっかり把握してもらうのが「正しい伝え方」です。

 

【ポイント】正確さにはこだわらない